تنظيم الوقت وادارته بشكل جيد هُما الطريق نحو النجاح

تنظيم الوقت أو ادارة الوقت تعتبر من أهم عوامل النجاح. لذلك خصصنا هذا المقال لمناقشة أهم الطرق المتبعة في ادارة الوقت.

ما هو تنظيم الوقت وإدارته بشكل جيد؟

تنظيم الوقت هو القدرة على وضع مواعيد محددة ومدروسه تضمن أداء الأعمال دون الإخلال بأي شيء.

الحصول على الاستقرار في تأدية المطلوب من أي شخص لن يحدث إلا من خلال إدارة جيدة للوقت.

والتنظيم بشكل عام هو عبارة عن ترتيب للمهام والمسؤوليات طبقاً للأهم ووفق مواعيد لا يتم التخلف عنها.

لذلك فإن وضع خطة محكمة المواعيد والتوقيتات التي لا يتم التخلف عنها هو المفهوم المطلوب عن تنظيم الوقت.

لابد أن يعرف الجميع بذلك وأن تكون لديهم القدرة على الإيمان بأهمية الوقت وإدارته بشكل صحيح.

تنظيم الوقت وإدارته من السمات الهامة التي تدل على تطوير الذات.

أهم الطرق المُتبعة في تنظيم الوقت

يشترك الجميع في شيء واحد وهو تعدد المهام والطلبات وقلة الوقت المُتاح من أجل إنجاز ذلك.

قد لا تكون الساعات والأيام كافية لإنجاز معظم الأعمال وبالتالي فإن دورك هو إتباع تنظيم جيد للوقت لإنجاز تلك المهام.

قد تكون معظم المهام بحاجة إلى نفس القدر من الوقت ولكن ما يفصلنا هنا هو القدرة على تنظيم الوقت فيما بينهم.

عمليات تنظيم الوقت سوف تكون بحاجة منك إلى مرونة في أداء الأعمال ووضعها في المكان والتوقيت الصحيح.

وإليك أبرز الطرق المُتبعة في تنظيم الوقت وادارته:

وضع خطط بشكل دوري

سوف يكون من الرائع أن تضع خطط يومية كل يوم عن الأحداث والمهام المتوقعه وتوقيت كل واحد.

سوف يُساعدك ذلك على إدارة الوقت بشكل أمثل والحصول على أوقات راحة متعددة أثناء اليوم.

إذا كُنت تُعاني من ضغط المهام والمسؤوليات فإن تلك الطريقة سوف تُساعدك في التخلص من تلك الضغوطات.

التوقيت الزمني والموعد النهائي لإنجاز المهمة من أسس ادارة الوقت

كل مهمة ومسوؤلية يتم الترتيب لها يجب أن تخضع طبقاً لجدول محدد التوقيت ولا تخرج عنه.

وبالتالي فغن التوقيت النهائي لأداء المهمة هو شيء ضروري يجب أن تكون على علم به حتى لا يحدث تأخر غير مقصود.

وضع كافة المهام في جدول محدد مع التوقيت النهائي لكل مهمة على حدا سوف يساعدك على تنظيم وقتك بشكل أمثل.

الإهتمام بالأولويات في المقدمة

إذا كانت لديك العديد من المهام التي لا يُمكن إنجازها في نفس الوقت أو سوف تستغرق الكثير من الوقت.

فإن الحل يكون في وضع أولويات للقيام بها أولاً، هناك بعض المهام التي يجب الإهتمام بها أولاً عند إدارة الوقت.

إذا تمكنت من القيام بأهم المسؤوليات لديك فإنك سوف تكون قد قطعت شوطاً كبيرة في إدارة وقتك ومهامك بشكل أمثل.

ويجب عليك في هذا التوقيت الإبتعاد عن الأشياء التي قد تُلهيك بشكل أو بآخر عن القيام بمهامك في الوقت المحدد لها.

عمل تقييم للأسلوب المتبع في ادارة الوقت

من الضروري للغاية أن تقوم بعمل تقييم شامل لكيفية إدارة الوقت الخاص بك بعد الإنتهاء من أداء مهامك.

ذلك الأمر سوف يساعدك على معرفة هلى طريقة إدارة وقتك صحيحة أو يوجد بها بعض الأخطاء التي تحتاج لتعديل.

يجب مراجعة طريقة إدارة الوقت من أجل معرفة هل تم إهدار الوقت أم تم استخدامه بالصورة الأمثل والمطلوبة.

ومن المهم عمل تخطيط باستمرار للأولويات مع الوقت والتأكد من أن المدة الزمنية المُحددة كافية لإنجاز المهمة أو غير ذلك.

وفي حالة أن يكون هناك فائض وهدر في الوقت، يجب أن يتم استخدامه بصورة أفضل في أداء بعض المهام الآخرى.

أهم النظريات المُتبعة في تنظيم الوقت

هناك بعض النظريات المُتبعة والمعروفة فيما يخص تنظيم الوقت، كما انها عالمية وتم إجراء التجارب عليها.

من المهم أن تكون على علم بهذة النظريات التي سوف تُساعدك كثيراً على إدارة وقتك بشكل أفضل من أي وقت سابق.

وإليك أهم تلك النظريات العالمية لتنظيم الوقت وإدارته:-

نظرية ستيفين كوفي وهي مصفوفة الأولويات

نحن جميعاً لدينا أولويات ولكن قد تُصيبنا الحيرة في كيفية تنظيمها وترتيبها بالشكل المطلوب.

ولكننا قد لا نكون على علم بكيفية ترتيب الأولويات لأن هناك أمور هامة وأمور غير هامة وبعضها عاجل والبعض الآخر لا.

بإمكاننا تقسيم الأولويات في مصفوفة واحدة مع تقسيم الأنشطة إلى أربعة مجموعات بالشكل التالي.

هناك المربع الاول يخص الأمور الهامة والعاجلة في نفس الوقت والمربع الثاني يخص الأمور المهمة ولكنها غير عاجلة.

المربع الثالث يخص الأمور الغير هامة ولكنها مطلوبة بشكل عاجل والمربع الرابع هو خاص بالأمور الغير عاجلة أو مستعجلة.

يجب عليك ترتيب اولويات حياتك على هذا النحو وتبتعد قدر المُستطاع عن الأمور الغير هامة.

كي تتأكد من أنك تُدير وقتك بالشكل الجيد فإنك يجب أن تقضي معظم وقتك في أداء مهام الجزء المربع الثاني.

قانون باركنسون لتنظيم الوقت

يجب أن نعرف جميعاً بان أي وقت نمنحه وقت معين فإنه يستمر في التمدد حتى يستطيع أن يشغل هذا الوقت باكمله.

لذلك من الضروري للغاية أن نمنح المهمة وقت مناسب تماماً للعمل بدون زيادة أو وقت أطول من المطلوب.

ولحل تلك المشكلة والحفاظ على ما تبقى من وقت، يجب عليك أن تُحدد وقت نهائي للإنتهاء من المهمات.

ثم يجب عليك أن تبدأ بالأولويات وتخصص لها الأوقات المناسبة، وبالتالي سوف تقوم بتنظيم الوقت بشكل مثالي.

نظرية باريتو (20/80) في تنظيم الوقت

تعتمد هذة النظرية على حجم الإنجازات التي يُمكن فعلها في خلال وقت معين، وبالتالي تُسلط الضوء على استغلال الوقت.

يوجد أشخاص بإمكانهم إنجاز 80% من أعمالهم في خلال 20% من وقتهم وبالتالي فإنهم قد استغلوا الوقت بشكل جيد.

وهناك أشخاص ينجزوا 20% من أعمالهم في خلال 80% من الوقت وبالتالي فإنهم لم يستغلوا الوقت بالشكل المطلوب.

أهم التطبيقات الذكية المستخدمة في عملية تنظيم الوقت

ولأن تنظيم الوقت أصبح عادة مطلوبة من الجميع فإن شركات التكنولوجيا أصبحت تحرص على توفير ذلك.

يتم ذلك من خلال التطبيقات الذكية التي من هدفها دائماً هو الحفاظ على الوقت وتنظيم المواعيد الخاصة بك.

بإمكانك أن تُلاحظ ذلك من خلال تطبيقات الهاتف المحمول والأندرويد والتي توفر لك الكثير من الخيارات.

أبرز تلك التطبيقات المعروفة هو التقويم والذي يتواجد على جميع أجهزة الأندرويد ويساعدك على تدوين الملاحظات أيضاً.

هناك أيضاً تطبيق يسمى Timesheet والذي يسمح لك بتدوين جميع المهام بتوقيتات محددة مع الملاحظات.

يوجد أيضاً تطبيق Myeffectiveness والذي يجعلك تُخطط لمهامك بشكل أفضل من أي وقت.

يُمكن من خلال هذا التطبيق تدوين الامور الخاصة بك مع الطريقة التي سوف يتم التنفيذ بها.

جميع تلك الأشياء هي طرق ووسائل سوف تُساعدك في حياتك الشخصية من أجل تنظيم الوقت بشكل أفضل.

يجب عليك إتباعها إذا كُنت تبحث عن حياة مُنظمة.

تعرّف على الدافور